Hvor lenge trenger arbeidsgivere å beholde lønnsregistreringer?

I henhold til amerikansk føderal lov skal arbeidsgivere holde lønnslister over sine ansatte eller tidligere ansatte i en viss tidsperiode. Tidsmengden varierer imidlertid i henhold til hvilken vedtekt du refererer til, som kan gjøre at du vet hvor lenge det er å holde medarbeiderne forvirrende. Ved å huske de nødvendige tidsfrister i henhold til hver statute, samt hvilke lønningsrelaterte poster som statutten ønsker at du skal beholde, og hvorfor, kan du lettere utvikle et system som holder lønnsoppføringer så lenge loven krever.

Kvinne på et arkivskap (Bilde: John Lund / Drew Kelly / Blendbilder / Getty Images)

Identifikasjon

Lønnsposter er generelt registre som angår tidene en ansatt jobber og lønnene til ham eller henne, ifølge U.S. Department of Labor. I henhold til Fair Labor Standards Act inneholder lønnsposter informasjon om timen og dagen hver arbeidsuke begynner; antall arbeidstimer i hver arbeidsdag og hver arbeidsuke det totale beløpet som arbeidstakeren har opptjent arbeidstid uten overtid Den faste timebetalingen for en uke hvor arbeidstaker arbeidet overtid; total overtid lønn for hver arbeidsuke beløpene av eventuelle tillegg eller fradrag til arbeidstakers lønn hver uke; det totale beløpet betalt for hver lønnsperiode og datoene dekket av hver betalingsperiode, ifølge U.S. Department of Labor. Denne informasjonen skal merkes med medarbeiderens personlige opplysninger, inkludert navn, adresse, yrke og kjønn. Hvis arbeidstaker er under 19 år, inkluderer også fødselsdato.

Gjeldende lover

Fra og med 2010 krever bare to føderale vedtekter at arbeidsgivere skal beholde lønnsoppføringer for en lengre tid, ifølge US Department of Labor og US Equal Employment Opportunity Commission, eller EEOC. Disse to vedtektene er loven om rettferdig arbeidskraft og arbeidslivet for aldersdiskriminering. For FLSA og ADEA må de fleste lønnsposterene holdes i tre år, ifølge US Department of Labor og EEOC. Selv om FLSA tillater arbeidsgivere å kaste bort noen ekstra lønnsposter, inkludert lønnstabeller, etter to år, krever ADEA at arbeidsgivere holder disse regnskapene i tre år.

Format

ADEA krever ikke at arbeidsgivere beholder lønnsposter i et bestemt format, så lenge postene er tilgjengelige når EEOC ber om dem, ifølge EEOC. FLSA krever ikke at klokkeslett brukes til å holde oversikt over arbeidstiden, ifølge U.S. Department of Labor. FLSA krever heller ikke at arkiver holdes i et bestemt format. I henhold til U.S. Department of Labor bør imidlertid ikke mikrofilm eller stansebånd brukes, med mindre arbeidsgiveren også har utstyr for å gjøre disse formatene lettlesbare.

Funksjon

Hensikten med å opprettholde lønnsoppgjøret for arbeidstakere i henhold til Fair Labour Acts Act er å beskytte en ansattes rettigheter til rettferdig lønn, i henhold til US Department of Labor, inkludert rett til dekket, ikke-spredte arbeidstakere til minimumslønnen og overtidslønn. Rekordene kan også brukes til å sikre at en arbeidsgiver ikke ansetter barn for unge til å jobbe lovlig og ikke ansetter barn som kan jobbe lovlig i ulovlig antall timer. Opprettholde registre i henhold til lov om aldersdiskriminering i sysselsetting er ment å sikre en ansatt som oppdager at hun kan ha blitt diskriminert på grunn av at hans alder er i stand til å finne den informasjonen som er nødvendig for å bevise eller motbevise hennes krav, ifølge EEOC.

betraktninger

Under FLSA og ADEA holdes lønnsposter generelt i tre år etter datoen for en ansattes oppsigelse, ifølge EEOC. ADEA, FLSA og andre vedtekter kan kreve at en arbeidsgiver holder ulike deler av en ansattes fil i ulike lengder av tid. For eksempel, mens ADEA krever lønnsposter som skal holdes i tre år, krever det grunnleggende opplysninger om at arbeidstakeren skal holdes kun ett år, ifølge EEOC. For å sikre at bedriften din oppfyller alle krav til oppbevaring, må du konsultere en kvalifisert arbeidsrett advokat.